Elaboración de reportes en hojas de cálculo

Un reporte es la manera de organizar y presentar un informe sintetizado de los datos registrados en una o varias hojas de cálculo, el reporte permite también aplicar formato a los datos tratando de presentar un diseño atractivo e informativo para visualizar lo, analizarlo o tomar decisiones.

Los reportes dan mayor utilidad a los datos y pueden tener diferentes niveles de complejidad, desde una simple lista hasta un catálogo detallado de productos con una gran cantidad de datos. De esta manera se puede terminar la información más importante para realizar un análisis coherente, concreto y objetivo.

Cuando los datos contenidos en una hoja de cálculo tiene una gran cantidad de registros es muy complicado realizar un análisis manual por lo que es necesario generar un reporte utilizando las herramientas de la hoja de cálculo.

Por ejemplo: Una empresa exportadora de frutas quiere determinar cuál de las frutas vendidas  ha redituado mayor ganancia en el segundo cuatrimestre de cada año y cuál ha generado menos ganancia.

En la tabla proporcionada por la empresa se tiene un total de 984 registros y se muestran los costos y ventas  en dólares. Para obtener el reporte es necesario analizar la información de los campos: producto, ventas y año utilizando la herramienta tabla dinámica.

Para realizar el reporte primero debes seleccionar los campos a utilizar, selecciona la pestaña  insertar en el grupo tablas, haz clic en tabla dinámica y luego en el menú desplegable tabla dinámica otra vez.

Aparecerá la ventana "crear tabla dinámica" , y como ya se había seleccionado previamente los datos que se desean analizar, estos aparecerán  automáticamente por lo que solo se debe seleccionar en la siguiente opción que coloque la información en una nueva hoja de calculo y hay que dar clic en aceptar para que aparezca la tabla dinámica.

Cada encabezado de columna se convierte en un campo que puede ser utilizado en el reporte,  a modo de ejemplo para la empresa de frutas mencionada anteriormente se filtraría los campos producto,ventas y año.

Una vez presentado el reporte se muestra que producto genero mas ganancia y cual menos ganancia. Para tener una mejor visualización puedes usar la  pestaña Opciones del grupo herramientas, selecciona gráfico dinámico y aparece la venta  Insertar gráfico selecciona el gráfico adecuado para ejemplificar los datos analizados y da clic en el botón aceptar.

Para resaltar los datos del reporte en forma de tabla, aplicale formato utilizando la pestaña  inicio en el grupo fuente y podrás modificar el tamaño de la letra, tipo y color de  letra o fuente.