Funciones básicas de la hoja de calculo

Excel es un software de hojas de cálculo empleado esencialmente en tareas matemáticas y financieras. Sirve para realizar todo tipo de cálculos numéricos o matemáticos.

Sistema de filas, columnas y tablas

La hoja de cálculo permite manipular datos basándose en sus coordenadas dentro de un sistema de rejillas compuesto de la siguiente forma:

Columnas

Son las formaciones verticales de las celdas etiquetadas, de izquierda a derecha, con letras, en orden alfabético, al llegar a la Z el conteo sigue con AA, AB hasta un límite de XFD (este límite puede variar dependiendo del proveedor).

 

Filas

Son las formaciones horizontales de celdas enumeradas, de arriba hacia abajo, cuyo limite es 1048576, aunque puede variar dependiendo del proveedor de software.

 

Celda

Es la intersección de una columna con una fila, por ejemplo, la celda con las coordenadas B21, se encuentra con la intersección de la columna B con la fila 21, una celda puede contener datos duros, o el resultado de una fórmula que involucra otros datos

 

Rango

Es un grupo de celdas contiguas que pueden abarcar celdas de una sola columna o fila de varias para hacer referencia a un rango de celdas se escriben las coordenadas de las celdas de inicio seguidas “:” y las coordenadas de la celda final

 

 

Agregar datos y rellenar series

En contabilidad y administración, las hojas de cálculos son útiles ya que sus funciones permiten manipular grandes cantidades de datos de diferentes tipos

 

Como ejemplo crearemos una lista fácil y sencilla de 10 cosas que se pueden comprar, en la celda A1 ingresaremos la palabra “numero” en la celda B1 escribiremos “descripción” en la celda C1 agregaremos el título “costo” y en la celda D1 ingresaremos el título “fecha”

 

En la columna B ingresamos una lista de productos, en la columna C ingresamos el costo de los productos, en la columna D ingresamos la fecha en la que compramos cada producto

 

Para rellenar los datos de la columna A, utiliza la función de auto llenado

1. Ingresa los números 1 y dos en A2 y A3

2. Presiona y no sueltes para seleccionar A1 y A2

3. Coloca el puntero sobre la esquina inferior derecha de la selección y haz clic sostenido

4. arrastra el puntero hasta bajo para cubrir la celda A11

5. Suelta el botón y observa que se ha rellenado la información de la celda con la serie hasta el numero 10

 

También puedes seguir este método para copiar el contenido de una celda en una misma fila.

Dar formato a celdas y datos

Las hojas de cálculo permiten realizar una gran cantidad de variaciones, algunas de ellas pueden arrojar información errónea, si las celdas que contienen datos o la fórmula es errónea, además permite interpretar fácilmente los datos y su propósito.

 

 

Abre la hoja de cálculo, del registro de compras para cambiar formato de los datos.

 

 

1. Selecciona la celda dese C2 hasta C11.

2. Haz clic derecho sobre la selección para abrir el menú contextual.

3. selecciona la opción formato de celdas

4. Elige moneda en las selecciones de la izquierda

5. Verifica que la posición en decimales este configurada en 2

6. Haz clic en el botón aceptar

 

Aunque la aplicación puede detectar el tipo de dato que contiene cada celda, especificar manualmente esta configuración, evitara errores al momento de realizar operaciones, ya que ahora la aplicación tiene la orden de tratar los datos de la columna C como moneda, observa que le formato de los datos afecta el estilo de la celda, por ejemplo, los números se alinean ala derecha y el texto a la izquierda

 

puedes personalizar este estilo de acuerdo a tus necesidades, siguiendo estos pasos

1. Selecciona las celdas desde C2 hasta C11

2. Elige la pestaña inicio de la barra de herramientas

3. Haz clic en el icono alinear ala izquierda de la sección párrafo.

4. Selecciona las celdas A1 hasta D1

5. Haz clic en el icono color de relleno, en la sección fuente de la barra de herramientas puedes seleccionar el color que prefieras, en este caso utilizaremos el azul

6. Haz clic en el icono color de fuente, en la sección fuente de la barra de herramientas, puedes seleccionar el color que desees, en este caso utilizaremos el blanco

7. Puedes probar todos los etilos que prefieras, desde el tamaño, tipo de letra, subrayado, posicionamiento, etc.

 

 

Los estilos también te permitirán distinguir los títulos de las columnas y los datos de ella, puedes aplicar formatos de celdas para mejorar la presentación.

 

Usar formulas

las hojas de cálculo contienen una gran cantidad de fórmulas y funciones que permiten al usuario cruzar distintas tipos de datos para obtener información valiosa sin necesidad de realizar paso a paso todas las operaciones involucradas, las formulas se ingresan con el símbolo iniciado igual que “=” de esa forma la hoja de cálculo tiene la orden para realizar operaciones con la información de la celda , utilizando el registro de compras anterior podemos calcular el registro de impuestos que hemos pagado por cada producto, para hacerlo es necesario que agregues el título “impuestos” en la celda E1

 

Sigue estos pasos

1. Selecciona la celda E2 e inicia con el símbolo igual

2. Ahora haz clic sobre la celda C2 para hacer referencia en el costo de la fila 2, observa que la celda esta resaltada con un color y en la formula aparece la coordenada con el mismo color.

3. Ingresa un asterisco para indicarle a la hoja que deseas multiplicar el valor de C2, escribe 0.16 después del asterisco, este es un dato que representa el porcentaje de los impuestos, incluidos en el precio de los productos.

4. Presiona la tecla enter para finalizar la formula, una vez que finalices la formula la hoja de cálculos realizara las operaciones y mostrara el resultado de la formula en la celda

 

Para calcular el total de productos, lo puedes hacer de la siguiente forma, copia la fórmula de C2 a todas las celdas hasta E11 con el método de auto llenado, para ver la fórmula de cualquier que celda presiona dos veces y te permitirá entrar al modo de edición, ingresa el símbolo de igual en la celda E12, escribe la palabra suma a continuación y observa que la hoja de cálculo muestra sugerencias de función, haz doble clic sobre la primera opción, después selecciona la celda E2 hasta la celda E11 para usar todo el rango de parámetros de la suma presiona enter para finalizar la formula y observa el resultado, también la puedes ingresar de manera manual, ingresando cada celda separada por una coma.

 

Existe una gran cantidad de fórmulas predefinidas para distintos tipos de datos y categorías como finanzas textos, estadísticas, trigonometría etc. puedes explorarlas haciendo clic en una celda vacía y seleccionando el icono de fórmulas.